Thường thì mỗi người có cách tổ chức công việc, học tập và giải trí, giải quyết công việc cá nhân riêng khác nhau.
Có người sử dụng bản viết tay để ghi chú công việc của họ đang làm, có người ghi vào file Word, ghi vào Note điện thoại v.v.v học có người trí nhớ tốt họ có thể ghi nhớ mọi việc mà họ đang làm và sẽ làm.
Với mình, cách làm việc và quản lý công việc cũng như hoạch định công việc của mình theo các “Check List”.
“Check List” là gì ?
“Check list” là danh sách các bước để mình thực hiện một công việc, một kế hoạch nào đó được định nghĩa sẵn và khi bắt tay vào công việc, bạn cứ theo danh sách từng công việc mà làm theo danh sách đã suy nghĩ ra sẵn.
Tôi có một chuyến đi du lịch vài ngày với bạn bè bằng xe máy từ Sài Gòn ra Nha Trang và quay trở lại Sài Gòn. Tôi sẽ định nghĩa ra các công việc mà tôi sẽ chuẩn bị:
- Chuẩn bị xe cộ như thế nào?
- Chuẩn bị tài chính như thế nào ?
- Chuẩn bị các thuốc men, vật dụng y tế như thế nào ?
- …….
=> Rõ ràng với danh sách cần làm tôi chỉ thực hiện theo và mục nào xong tôi đánh dấu đã xong… và cứ như thế, với bất chứ một công việc nào. Tôi điều định hình cho mình một danh sách cần làm.
“Check list” Có lợi ích gì ?
Nhiều người lại hỏi “Tại sao tôi lại làm cái check list làm chi cho mất thời gian?”
Theo tôi lợi ích của check list đối với tôi :
- Tôi có thể quên một vài điều gì đó có thể là điểm thiết yếu khi cần đến mà tôi đã không chuẩn bị.
- Tôi có thể thừa kế lại danh sách công việc tôi sẽ làm nếu sau này tôi có lặp lại công việc đó.
- Tôi tự chủ được công việc tôi sẽ làm và biết tình trạng công việc đó đang đến đâu.
- Sau khi thực hiện công việc theo check list, tôi có thể rút được kinh nghiệm gì và sửa lại check list theo đúng thực tế hơn.
- Tôi không phải mò mẫm cách làm một điều gì đó mà trước kia tôi đã từng làm.
- Tôi đảm bảo rằng công việc tôi sẽ làm không thiếu sót một điều gì gây gián đoạn công việc của tôi do tôi sai sót khi thực hiện từng bước.
- Tôi có thể chia sẻ check list đó cho mọi người, bạn bè và đồng nghiệp xem đó như một kinh nghiệm cá nhân cần thực hiện và thu thập ý kiến để mọi người giúp cải thiện check list của tôi.
=> Từ kinh nghiệm thực tế trong ngành IT cho thấy, khi làm việc bất cứ điều gì thì nên theo một check list, có thể là hơi cứng nhắc và khuôn phép nhưng nó sẽ tạo tính kỷ luật, cẩn thận cho bản thân người thực hiện.
Cuong Dang 